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Bericht Weiterbildungsanlass "digitale Geschäftsverwaltung (GEVER)"

Am 9. Mai 2012 führte der Gemeindeschreiberverband des Kantons Luzern für seine Aktivmitglieder sowie für weitere Interessierte eine Weiterbildungsveranstaltung durch. Gegen 100 Personen folgen der Einladung ins Seminarhotel Sempachersee in Nottwil. Inhaltlich widmete sich die Veranstaltung dem Thema der digitalen Geschäftsverwaltung (GEVER).

Die digitale Geschäftsverwaltung – GEVER - ist aus dem Bedürfnis entstanden, Informationen wieder zusammenzubringen, welche sich mit der Einführung der EDV vor rund 30 Jahren auseinandergelebt haben. Mails, heute in den verschiedensten Outlook-Ordnern der Mitarbeitenden gespeichert, diverseste Dateien, abgelegt in den Explorerordnern, und Papierdokumente in unterschiedlichsten Dossiers werden mit GEVER zentral digital verwaltet. Eine Arbeitsgruppe bestehend aus Roland Baggenstos, Gemeindeschreiber-Substitut Ebikon, Mario Inderbitzin, Gemeindeschreiber Egolzwil, René Müller, Gemeindeschreiber Hildisrieden und Philipp Schärli, Gemeindeschreiber Buchrain, befasste sich in den vergangenen Monaten intensiv mit dem Thema GEVER. Die Thematik knüpft am überarbeiteten Archivplan an und zeigt auf, wie in einer elektronischen Geschäftsverwaltung eine effiziente Aktenführung und Ablaufsteuerung mit der Geschäftskontrolle zusammengeführt werden. Im Mittelpunkt der Verwaltung dieser Informationen steht das zentrale elektronische Dossier (eDossier) oder auch das eigentliche Geschäft, wenn von der Geschäftsverwaltung gesprochen wird. In diesen Geschäften sind die Pendenzen, die Zuständigkeiten und der Status der Bearbeitung hinterlegt. Der gesamte Lebenszyklus, von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung, ist klar geregelt. Diese Themenaufarbeitung wurde vom VLG finanziell unterstützt.

Im Weiteren informierte die Stadtschreiberin von Sempach, Edith Meier, über ihre Erfahrungen bei der GEVER-Einführung. Auch Gregor Egloff, Archivar im Staatsarchiv Luzern, konnte den Teilnehmenden einen interessanten Erfahrungsbericht über die GEVER-Einführung in der kantonalen Verwaltung abgeben. Abschliessend informierte Gérald Strub, Vertreter der Fachstelle eGovernment Luzern, über den aktuellen Projektfortschritt.

An dieser Stelle nochmals ein herzliches Dankeschön an alle Referenten für ihre interessanten Ausführungen.

Gemeindeschreiberverband des Kantons Luzern